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Software de gestión documental: una herramienta fundamental para cualquier empresa

La sociedad actual y el devenir del mundo empresarial, nos ha llevado a la aparición de empresas cada vez más grandes y que necesitan alcanzar el máximo grado de eficiencia. Es por ello que en Lãberit ofrecemos un software de gestión documental, que supondrá una gran ayuda para mejorar los procesos y la gestión de las mismas. ¿Quieres conocer este servicio?

¿Qué es un software de gestión documental?

Conocido en inglés como DMS (Document Management System) es una aplicación que nos permite el tratamiento, conservación y administración de documentos electrónicos.

También nos ayudará a controlar el flujo de documentos, almacenando de forma instantánea toda la información que se genere en la organización.

Otro aspecto a destacar, es que nos garantizará que todos los documentos cumplirán con la legislación vigente en materia de protección de datos.

¿Qué beneficios nos aporta el software de gestión documental?

  • Ahorro de tiempo: Tendremos toda la documentación en un mismo sistema, por lo que nos resultará mucho más fácil encontrar cualquier documento.
  • Mejora del ROI: El ROI es un valor económico generado como resultado de la realización de diferentes actividades de marketing. En este caso gracias al software de gestión documental, conseguiremos mejorar el ROI, ya que nos permitirá reducir los costes, aumentar la calidad y dar una respuesta segura a las demandas que realicemos.
  • Normativas de seguridad: Tal y como hemos mencionado anteriormente, trabajar con un software de gestión documental lleva implícito la seguridad, ya que está bajo la Ley de Protección de Datos y también cumple con las normas ISO.
  • Compartir documentos: Permite compartir los documentos tanto a nivel interno (empresa con varias sedes) como de forma externa (con otras empresas).

Las funcionalidades de nuestro software de gestión documental permiten a nuestros clientes agilizar el flujo de trabajo. Esta solución favorece la digitalización certificada de documentos, la gestión automática de facturas y la gestión documental desde la propia plataforma web. Puedes consultar todas sus ventajas para tu empresa en este artículo.

Una vez conoces qué es y cuáles son los beneficios que te va a aportar, si estás interesado en incorporar un software de gestión documental a la empresa, solo tienes que ponerte en contacto con nosotros.

En Lãberit siempre nos marcamos como objetivo, mejorar a la empresas con las que trabajamos, facilitándoles la tarea para que consigan los mejores resultados posibles.

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¿Qué es y cómo puede beneficiarte un sistema de gestión documental?

Los software de gestión documental son cada vez más importantes, ya que aseguran una administración eficiente de toda la información generada por una organización. Así, las empresas pueden ser más productivas y aprovechar al máximo los recursos de los que disponen. ¿Quieres saber cómo puede ayudarte, para qué sirve y cuáles son las ventajas de un sistema de gestión documental?

El conocido también como document management system (DMS), sirve para almacenar y controlar el flujo de documentos generados por una entidad. Se trata de una herramienta con la que organizar la información digital, ya sean documentos o imágenes, en una única localización para que los empleados puedan hacer uso de ella fácilmente cuando lo necesiten.

Un sistema de gestión documental cumple varios objetivos. En primer lugar nos servirá para controlar todos los procesos que afecten a la creación, acceso o preservación de documentos. Además, esta solución almacena al instante toda aquella documentación que genera la propia organización. Finalmente, con un software de gestión documental es posible garantizar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos.

Beneficios de un sistema de gestión documental

La implantación de esta solución supone apostar por un cambio de mentalidad en las organizaciones, pasando a digitalizar todos los documentos en papel. Este proceso debe llevarse a cabo de forma organizada para aprovechar al máximo las capacidades del sistema. Algunas de las ventajas que ofrece a los negocios son:

  • Almacena toda la documentación de una organización en una ubicación centralizada, lo que agiliza los ritmos de trabajo.
  • Supone un ahorro de tiempo notable para las empresas, permitiendo que estas puedan centrarse en el cumplimiento de aquellas tareas que todavía no hayan finalizado y automatizar procesos.
  • Proporciona mayor seguridad a la hora de gestionar la información de la empresa, al no disponer de documentos en papel, no se corren riesgos de pérdidas u otros problemas.
  • El software de gestión documental permite compartir documentos, algo muy necesario en las empresas actuales, ya que estos pueden ser compartidos tanto interna como externamente.

El sistema de gestión documental es uno de los servicios para la industria que ofrecemos desde Lãberit. Si quieres conocer más detalles al respecto, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de este formulario o llamarnos directamente a este número.

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Razones para implantar la gestión documental en la empresa

La Gestión Documental es todo aquello que realizamos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de de documentos que entran o salen en nuestra empresa. Hoy en día las empresas se ven sobrecargadas con todos los documentos necesarios para realizar su actividad. Es muy importante tener todos los documentos controlados y centralizados.

En Lãberit hemos desarrollado una solución para la gestión documental de tu empresa. Está basada en el software ReadSoft, que cuenta con tres soluciones distintas que se adaptan a las necesidades dependiendo del tipo de negocio. Se trata de gestión automática de facturas, gestión automática de facturas en la nube y digitalización certificada de facturas (AEAT). En un post anterior, encontrarás toda la información necesaria sobre ellas.

Hoy, en Lãberit queremos darte algunas razones por las que es importante implantar la gestión documental en tu empresa, y a razón de ello, que cuentes con nosotros para solucionarlo.

  • Se evita la pérdida de documentos, todos están seguros en un servidor documental central.
  • No pierdes el tiempo en recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos.
  • Aumento de la seguridad: accedes a la información y los documentos de manera segura y estructurada, además puedes incluir diferentes permisos de acceso a los datos.
  • Control de los cambios de los documentos y control de revisiones y accesos.
  • Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
  • Ahorro de los costes en la empresa: se ahorra mucho tiempo y dinero de los empleados al automatizar y facilitar las tareas de gestión de documentación y los procesos de la empresa.
  • Se mejoran los procesos, la productividad y la eficacia, tanto de los empleados como de la empresa.
  • Incrementación y mejora de la relación y la imagen con los clientes, puedes proporcionarle la información en el formato, momento y lugar que ellos deseen.

Desde Lãberit te garantizamos la calidad en nuestra gestión gracias a la experiencia de nuestros profesionales. No dudes en implantar gestión documental en tu empresa, y hazlo de la mano de Lãberit. Ponte en contacto con nosotros, visita la página de Gestión Documental para obtener más información y  contacta con nosotros, estaremos encantados de atenderte.