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¿Qué es y cómo puede beneficiarte un sistema de gestión documental?

Los software de gestión documental son cada vez más importantes, ya que aseguran una administración eficiente de toda la información generada por una organización. Así, las empresas pueden ser más productivas y aprovechar al máximo los recursos de los que disponen. ¿Quieres saber cómo puede ayudarte, para qué sirve y cuáles son las ventajas de un sistema de gestión documental?

El conocido también como document management system (DMS), sirve para almacenar y controlar el flujo de documentos generados por una entidad. Se trata de una herramienta con la que organizar la información digital, ya sean documentos o imágenes, en una única localización para que los empleados puedan hacer uso de ella fácilmente cuando lo necesiten.

Un sistema de gestión documental cumple varios objetivos. En primer lugar nos servirá para controlar todos los procesos que afecten a la creación, acceso o preservación de documentos. Además, esta solución almacena al instante toda aquella documentación que genera la propia organización. Finalmente, con un software de gestión documental es posible garantizar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos.

Beneficios de un sistema de gestión documental

La implantación de esta solución supone apostar por un cambio de mentalidad en las organizaciones, pasando a digitalizar todos los documentos en papel. Este proceso debe llevarse a cabo de forma organizada para aprovechar al máximo las capacidades del sistema. Algunas de las ventajas que ofrece a los negocios son:

  • Almacena toda la documentación de una organización en una ubicación centralizada, lo que agiliza los ritmos de trabajo.
  • Supone un ahorro de tiempo notable para las empresas, permitiendo que estas puedan centrarse en el cumplimiento de aquellas tareas que todavía no hayan finalizado y automatizar procesos.
  • Proporciona mayor seguridad a la hora de gestionar la información de la empresa, al no disponer de documentos en papel, no se corren riesgos de pérdidas u otros problemas.
  • El software de gestión documental permite compartir documentos, algo muy necesario en las empresas actuales, ya que estos pueden ser compartidos tanto interna como externamente.

El sistema de gestión documental es uno de los servicios para la industria que ofrecemos desde Lãberit. Si quieres conocer más detalles al respecto, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de este formulario o llamarnos directamente a este número.

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Business Intelligence

Conoce las ventajas de un software de gestión documental para tu empresa

Hoy en día, para gestionar una empresa de manera eficiente es indispensable poseer un buen software de gestión documental. Los documentos digitalizados son la base de cada negocio, donde se recoge la información indispensable y de los cuales depende su buen funcionamiento. Por eso, Lãberit implanta ReadSoft, el software de gestión documental especialmente diseñado para la gestión automática de facturas.

Primero que nada, debes saber que ReadSoft ofrece tres niveles de actuación sobre las facturas que agilizarán el flujo de tareas de cada cliente, ofreciendo así beneficios visibles para la empresa:

Digitalización certificada documental

ReadSoft, el software de gestión documental digitaliza, codifica y organiza las facturas en papel según los estándares de uso de la AEAT (Agencia Tributaria)

Gestión automática de facturas

Esta función principalmente tiene el objetivo de minimizar costes y agilizar el proceso de trabajo de los empleados. ReadSoft automatiza la información de las facturas diferenciándolas según criterios a elegir y se integra, a través de partners, con workflow, SAP y otros sistemas ERP.

Gestión documental desde la plataforma web

Desde Lãberit somos conscientes de la importancia de reducir costes y espacio en infraestructuras. Por eso, desde este software de gestión documental podrás verificar, modificar o extraer las facturas de manera completamente digitalizada y desde cualquier lugar.

Ya conoces sus funciones, ahora fíjate en todas sus ventajas para tu empresa:

  • Reducción de costes y espacio en infraestructuras.
  • Al gestionar las facturas desde la plataforma web, no hará falta adquirir un nuevo servidor ni hacerse cargo del mantenimiento del hardware y el software.
  • Agiliza el ritmo de trabajo y la organización de las facturas.
  • Aumenta la productividad y eficiencia empresarial a corto plazo.
  • Permite colaborar entre usuarios para crear, modificar o gestionar los documentos.
  • Evita la pérdida de documentos gracias a sus sistemas de seguridad que, además, permite proteger el acceso a la información.
  • Mejora de la percepción empresarial frente a los clientes.

Ya conoces los beneficios que te ofrece la implantación de ReadSoft, el software de gestión documental que brinda Lãberit. No dudes en visitar nuestra web y ponerte en contacto con nosotros para obtener más información.

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Nuestras soluciones para la gestión documental de tu empresa

La gestión documental se ha convertido en un elemento clave para la organización empresarial.

En la actualidad, las empresas se ven sobrecargadas con la gran cantidad de documentos necesarios para realizar su actividad, por ello, en Lãberit hemos desarrollado una solución para la gestión documental de tu empresa.

Esta gestión documental está basada en el software ReadSoft, que cuenta con tres soluciones distintas que se adaptan a las necesidades de cada negocio.

La primera de ellas es la gestión automática de facturas. Gracias a ella evitarás el retraso de pagos, facturas perdidas y falta de visibilidad que se producto al procesar las facturas de forma manual, reduciendo los procesos internos y mejorando la relación con los proveedores.

Este software se encargará de automatizar el proceso de digitalización, interpretación y archivo de los datos de las facturas, sin importar el volumen ni si son en papel o digitales, el software extraerá la información importante de forma inteligente.

Otra de las soluciones de gestión documental basadas en ReadSoft es la gestión automática de facturas en la nube, con la cual podrás extraer toda la información de forma automática a través de una plataforma web, pudiendo acceder, verificar y aprobar la información desde cualquier lugar.

Esta solución te permite aprovechar las tecnologías web, reduciendo las grandes inversiones en infraestructuras tecnológicas.

Por último, la digitalización certificada de facturas (AEAT), cuyo proceso permite convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital, codificada con los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución admitido por la Agencia Tributaria, ya que la solución basada en ReadSoft está certificada por esta institución.

Si quieres más información acerca de las soluciones de gestión documental de Lãberit, puedes entrar en nuestra página web o ponerte en contacto con nosotros a través del formulario o llamando al 902 992 920.

En Lãberit te enseñamos también las ventajas que ofrece un software de gestión documental a tu empresa.